ようやく終了…!ウチの卒対(長女保育園の場合)

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最近とんと編めていませんので、またまた子育て関連のことを書きます。

今年の3月、ウチの一番上の長女がとうとう保育園を卒園しました。
卒園にあたって、4番目次男の育休中だったということもあり、卒園アルバム制作などの活動(略して卒対)を約1年半近くにわたってほぼ全面的に携わりました。

育休中だから大丈夫じゃない?…なんて高をくくっていたら、家族が更に増えて家事の容量は増すわ、卒園入学準備もあるわ…の上に卒対仕事でいっぱいいっぱいになり、編み物方面もすっかりお留守になってしまいました。

こんなに精力を傾けた卒対活動。
幼稚園保育園のお子さんを持つ方なら経験された方も、これから経験される方も多いはず。
そしてもしかしたらあと3人分やるかもしれない…ということで備忘録的にも卒対の記録をまとめてみたいと思います。

長文です!

 

 

0.経緯
そもそも前年度(長女年長時)に2番目長男の保護者会役員をやってました。
年度末になって卒対委員も保護者会で立候補&それまで役員等をやっていない人を優先して人選するのですが、やってもらおうかな?という人たちを見ていると、ちょっと不安に…。特にアルバムなどは後々まで残るものです。たまたま3番目次女の育休中だったこともあり、同じく3番目の育休中の親しかったママ達などを誘って手をあげることにしました。

 

1.卒対活動の内容
長女の保育園では大きく分けて
・アルバム制作
・謝恩会、卒園記念品などの手配
・会計
・広報
というのが活動の柱でした。前2つをなんとかするための関連業務が会計、広報ってとこですが…。
私は全体統括とアルバム制作がメインでした。
前年度の引き継ぎ資料などを役員という事情もあって早めにもらうおうとお願いはしていたものの、結局引き継がれた時もろくな資料がなく、イチからまとめていく作業も平行してやっていくことにしました。
…と、きめ細かな対応ができたのも4人目の産育休のお陰かも。

 

2.アルバム制作

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【材料収集編】
だいたい0〜1歳児くらいからの持ち上がりの子どもたちが多い中、4,5歳から入園という子もいるので、アルバム素材の写真は最終学年の1年の写真を主に使うことになります。
ということは平日だろうがなんだろうが行事に参加しては写真撮りまくるということに。
もちろん卒対委員じゃない人や担任の先生にも協力を依頼したりしました。(この段取りもたいへんだった。)

結果…
・撮影メンバーは絞ってやるほうが撮れば撮るほどクオリティが上がる
・一眼レフ、しかも屋外では超望遠レンズ使うとそれっぽく撮れる!
これに尽きました。

これがもし通常のフルタイム勤務をしながらだった場合はしょっちゅう有休行使するわけにも行かないので、行事は絞って分担するのが吉かと。

ちなみに撮影したデータは希望する保護者にはyahoo!ボックスにアップして共有してました。撮影したデータ全部アルバムやスライドショーに使えるわけではないけど、我が子の写真があれば欲しいですよね?やはり。なかなかこういうシェアの仕方に馴染みが薄いのか利用者は数人止まりでした。

 

【編集編】
昔とった杵柄で少数ページ物のデジタル入稿経験はあったので、アルバム担当を買って出たわけですが…。
お尻に火がつかないと出来ない性分が災いして、ちょっと大変でした…。
例年3月までの写真をとって、7月くらいに納品というスケジュールなのですが、謝恩会準備からの入学準備で真っ白になっていた影響もあり、なかなか手につかずで…これはもう私自身の課題です…(泣)
印刷・製本は「卒園アルバム」で検索上位に引っかかったところをいくつかピックアップしてみたところ、

・ページ数が嵩んでも(当初60Pくらいを想定)ダントツに費用が安い
・表紙を園児1人1人オリジナルに出来る
・個人ページ(園児ごとに内容が違うページ)が作れる

ということで、「石田製本」さんに決定。
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ちなみにこちらではWin向けだけですが、用意されたフォーマットに写真を挿入すればデータが出来たりするアプリがあったり、
切り貼りで入稿というのにも対応していました。(今年は仕様が変わったようなので、要確認!)

ページ数が自由なのは写真選択がある程度ゆるやかになるという点では楽でした。入稿ギリギリまでページ数が変更できるのも助かりました。
ただ表紙や個人ページの数とデータの重さに手間取るということになりました。
更に最後の最後で(先方の手配ミスで)納品が間に合わないかもという状況になったりで冷や汗かきましたが…苦労した甲斐のある出来栄えになっだと思います。

教訓としては
・行事撮影が終わるごとに写真選定を面倒臭がらずやること(これはメンバーに割り振るべきかも)
・データ制作も同様。
・園児に制作を依頼するところは早めに。(これは年末年始にできるように手配。でも先生に協力仰いでも良かった模様)
・イラレじゃなくてInDesign使うべきかも(使ったことほぼないけど)

と言う至極当たり前の結論が出てしまいました。
制作作業自体も手探りな面もあったところが、ブレイクダウン出来たので今度に生か…せるのかどうかw

 

3.謝恩会と全体統括
謝恩会も含めて卒対活動は昨年度の人からやり方を引き継いではいたものの、ドキュメント類が全て紙ベース…。
その前年に保護者会役員書記を務めたのですが、議事録から書記が担当するドキュメント類はほとんどデータで展開されていて、毎年微調整しながら引き継がれていてとっても楽だったので、卒対関連のデータも全てまとめることにしました。

・打ち合わせ議事録
・保護者への意向確認アンケートとその集計
・名簿
・年間スケジュール
・アルバム関連
—— 写真撮影お願い資料(撮り方編と大きな行事での役割分担資料)
—— アルバム構成案
—— 園児へのデータ作成依頼
・謝恩会関連
—— 役割分担表
—— 当日の進行台本
—— 出し物用スライドショー(パワポで作成)
—— ペーパーアイテムの制作データ
・予算管理、収支まとめ、収支報告書
・広報関連のデータ
・引き継ぎ資料

これらのデータはDropboxで共有していましたけど、共有方法を理解して見られていたのは約1名で、他の2人にはハードルが高かったようなので、どうしても確認して欲しい資料はLINE上で共有してました。
日常的なやりとりもLINE。
最近はスケジュール調整もちょっとしたドキュメント共有用のノート機能もMacから使えるので便利でした。

【謝恩会】
謝恩会は頼れる担当がいたので、だいぶ楽させてもらいましたが、準備物がかなり多岐にわたるのに少ない人数で回していたので、謝恩会のみで発生する作業は少し協力者を増やしてやっても良かったような気がしました。

 

4.謝恩会のスライドショー作成
謝恩会の出し物の一つとして、あとアルバムには載せきれない数の写真を見せるのも兼ねてスライドショーを作成しました。
この作業はほぼ初めてだったので、試行錯誤ありましたが、やってみれば簡単でした。
MacとMacのソフト達最高でした。ちなみに先生からも要望のあった運動会組体操動画は夫が編集してくれました。
手順はだいたい以下の通り。

1)各行事ごとに写真をピックアップ
2)複数人で撮っている行事は行事内の時系列にグルーピング
3)各行事ごとに投影する順番にナンバリング。元ファイル名は残して数字を振っていく
4)明るさなどを補正後、投影サイズに加工。この時テロップなども入れる。適宜トリミング
5)iPhotoに行事ごとにイベントを作り写真を取り込む。並び順を確認、修正。
6)各行事(ある程度まとめても良い)で当てる音楽を決めてスライドショーをつくりムービーファイルに書き出す。
※4,5分の曲に対して6〜70枚位が適当。運動会などは枚数が多すぎて2曲使いました。いろいろな切り替えアニメーションがありますが、ディゾルブでミュージックに合わせて作成と言う設定するのが一番素直でいい仕上がりだと思いました。
7)運動会の組体操動画も含めてムービーファイルをまとめたプロジェクトファイルをiMovieに入れる。
8)行事単位でチャプターマークをつける。(DVD化するとき楽)
9)ムービーファイルに書き出す。

これで取り急ぎプロジェクタに投影することは可能に。
更にDVDに焼くには、うちでは6年前に買ったiMacに付属していたiDVDと言うソフトでメニューを作ったりできるのですが、時間が足りなすぎて(謝恩会でつくったものを修正したり足したりしてたので…)iMovieで書きだしたムービーをまるっとDVDに焼くという何のひねりもないものになりました。
謝恩会のスライドショーのクオリティに不満があって手直ししたり、新たに卒園式謝恩会のデータも入れたというのもありましたが…。
DVDコピーをお願いしたのは「ダビングセンター」さん。
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見積&作業依頼をしておいて、指定の期日にデータを送れば、中1日で焼いて送り返してもらえます。
DVDのファイナライズまでやるのがよくわからない…と言う場合には、データだけ投げれば編集してくれたりもするようで、卒園入園パックというサービスもありました。
本当に少数の依頼だったにも関わらずやりとりには丁寧に対応してくださいましたし、テロップが画面の端っこ過ぎてテレビで移すと切れるというのも指摘してくださったりで助かりました。(時間の関係で修正はしなかったけれども)
節約でジャケットを自作しましたが、サイズを失敗してちょっと小さめになってしまいました…。(コンビニコピーのPDF出力で小さめに出してしまった…)

 

5,最後のアルバム受け渡しとか引き継ぎとか。
【引き継ぎ】
4月の最初の保護者会総会の後に引き継ぎをしました。
1年で作ったデータ諸々と資料のコピー、前年度までの資料一式を渡しつつ、説明しました。
早速活用してくれているようで良かったです。
最後のアルバムなどの配布と収支報告が済んでから、4月以降の活動内容について軽く追記した資料と収支報告の仕方などを引き継ぎました。

【アルバムなどの配布と収支報告】
最後の難関?はアルバムなど一式手渡して、収支報告をし、返金などをすることでした。
卒園式では渡さないので、市内の公民館で部屋を借りて受け渡しとプチ同窓会にしました。
結構な返金額だし、アルバムはボリューミーだしで中身も良いね、と言ってもらえたので良かったです。
なぜか昨年度の卒対委員さんへのクレーム?が保育課に寄せられた(物凄いお門違いなのですが)というので、今年は一応会計報告とアルバム等の内容問題無いです、の受け取りサインのようなものをお願いしました。
まあ、言って来る人は何をしても言ってくるのでしょうが…。

保育園の卒園アルバムを保護者が作ることへの疑問と回答

というトピシュさんのブログにもリンク貼られてた(真偽不明の)卒園アルバム制作でのトラブルみたいな話もあるので…。
あー怖い怖い。

 

6.まとめ
幸いなことに口うるさい保護者の方もおらず、出来る範囲で手伝ってくれる方は手伝ってくれたりして、感想を聞けた範囲では好評で、結構良い卒対活動になったかな〜。(自画自賛)やるなら徒党組んで参加するのも(1人で立候補すると決定まで誰がやるかわからない。)ポイントかもしれないなぁと思ったり。

いずれにしても、バタバタながらも何とかやり遂げられたのも家族の理解と協力、私に賛同してくれてナイスチームワークで支えてくれた卒対メンバーあってこそだと思います。感謝してもしたりない気持ちです。

しかし…長かった。

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